Sigma Software och kriget i Ukraina

Det som följer är en tragedi och en sorg för den civiliserade världen. Och omvärlden var inte sen med att fördöma Rysslands invasion och anfallskrig. Ett krig som bryter mot all internationell rätt. Men även om invasionen var ofattbar för övriga världen så hade ukrainarna haft misstankar och aningar om att detta kunde ske. Konflikten hade ju pågått ett tag och växte när Ryssland ockuperade Krim-halvön 2014. En konflikt som briserade i februari.

– Det var kanske inte helt oväntat att den pågående konflikten skulle eskalera, men nästan ingen förväntade sig att omfattningen skulle bli så stor. De flesta analyser och folk runt omkring antog att det skulle trappas upp i de östra regionerna (Donbass). Det var svårt att tro att ett fullskaligt krig skulle komma, säger Oleksiy Syrotyuk på Sigma Software i Kyiv om den ryska invasionen.

Omfattningen överraskade ukrainarna och medarbetarna på Sigma Software men inte agerandet. Det var de väl förberedda på. Deras första arbete med en Business Continuity Plan, BCP, inledde Sigma Software redan 2011. En plan som omfattade allt ifrån att skriva kontrakt med transportföretag för evakuering, införskaffa medicinska förnödenheter och utrusta kontoren med generatorer för att säkerställa elförsörjningen. Denna kontinuitetsplan har sedan dess förfinats och 2014 gick den in i ett ”skarpare” läge. Det interna stödet för planen var enormt. Det var omöjligt att förutse tillräckligt många detaljer för att kunna göra en steg för steg guide, men detaljnivån var tillräcklig för att kunna agera, lära sig, förbättra och få planen att fungera.

När så invasionen var ett faktum hade Sigma Software en noggrann, detaljerad och väl förankrad plan. En plan som de hade övat på under flera år. Genomförandet gick exceptionellt bra.

– Framgången med planen är en framgång för alla de som arbetat så ihärdigt med den. Mycket ansträngning lades ned i förväg för att utbilda och förbereda, lära oss, förbättra och upprepa, säger Evgeniy Yakovlev, chef för Sigma Softwares Odessa-kontor och en av dem som jobbat intensivt med att ta fram kontinuitetsplanen.

De lades mycket på medarbetarnas axlar och under den inledande perioden av det fullskaliga kriget ansvarade Oleksiy för att samordna logistiken för att hitta husrum för anställda och deras familjer som var på flykt. Spåra och hålla koll på var alla befann sig. Ordna arbetsplatser för de anställda. Och samtidigt förmedla leveransstatus och övergripande situationsuppdateringar till alla kunder. Många hade denna stora och extra arbetsbörda men alla tog den utan protester. Alla ville hjälpa till och bidra.

Planen hade olika delar som tex ”Avlös och förflytta”. Medan vissa medarbetare var på väg under evakueringen, gick teammedlemmar som inte förflyttade sig, in och hjälpte till, täckte upp och avlöste sina kollegor. Detta var en av anledningarna till att de kunde hålla tidplaner och leveranser under de första två veckorna. Veckor som var de absolut mest kaosartade.

En annan del var ”Prioritera och verkställ”. Den första månaden fanns en oändlig mängd frågor att besvara. Under den perioden bestod deras BCP-team som mest av 30 personer. Medarbetare som arbetade dygnet runt för att se till att rätt åtgärder prioriterades. De använde sig av förberedda och samordnade handlingslistor men i akutläget kompletterades de med enkla meddelanden som var klara, tydliga och nådde alla.

– Ingen i BCP-teamet fick panik, alla arbetade för att hjälpa. Om någon var mitt i en förflyttning och inte kunde vara med och koordinera omedelbart, hoppade någon annan in och hjälpte till, säger Evgeniy om verkställandet och användandet av planen.

Målmedvetenheten och handlingskraften bland de ukrainska medarbetarna är beundransvärd och viljan att lösa och hjälpa har i många fall gått före eget välbefinnande. Detta har varit mer regel än undantag.

– Jag minns när jag under de första veckorna hjälpte till med att ordna evakueringen från platser över hela Ukraina. Och en i BCP-teamet var kvar och arbetade från Kharkiv. Under mötena hörde vi ljudet från den kraftiga bombningen. Men hon jobbade på, trots att världen bokstavligt talat rasade runt om henne, berättar Evgeniy om hur fokuserat alla har jobbat för att lösa situationen.

Under den första tiden evakuerades 1 400 medarbetare och deras familjemedlemmar i bussar som hade bokats flera år tidigare. Främst till västra Ukraina där de kunde installera sig på Sigmas Softwares kontor i Lviv. Samtidigt evakuerade de ca 300 anställda, främst kvinnor, ut ur landet där de fortsatte sitt arbete på kontor i Polen, Ungern, Portugal och Sverige.

De flesta kunderna har varit extremt stödjande. De imponerades av hur väl beredskapsplanen fungerade. Inga projekt stoppades eller sköts upp. Kunder och partners visade hela tiden stor omsorg om deras säkerhet och hjälpte dem som flyttade utomlands med boende. Många var också med och donerade pengar för att stödja Ukrainas folk och armé.

– Vi har känt ett enormt stöd från kunderna och eftersom vi lyckats med att hålla tidplaner och leveranser under hela den här tiden, fortsätter de att uttrycka sin beundran över att vi kan fokusera på jobbet oavsett vad, säger Oleksiy om hur relationen med kunderna varit sedan krigsutbrottet.

96 % av Sigma Softwares 1 900 medarbetar jobbar nu för fullt igen. De har lyckats med det fantastiska att öka sina uppdrag och de behöver nu rekrytera fler till sin organisation. Den ukrainska viljan och handlingskraft är oslagbar. Att inte vackla eller ge upp när en till synes övermäktig fiende invaderar ens land är inget annat än imponerande.

– Nu fortsätter vi arbetet med att ta hand om våra medarbetares säkerhet, tillhandahålla stabila leveranser till våra kunder, se till att företagets verksamhet växer ytterligare och på så sätt kan bidra till Ukrainas ekonomi. Och som alltid, hela tiden stötta våra ukrainska väpnade styrkor, säger Oleksiy om planerna för nästa år.

Evgeniy är inne på samma spår och har målet klart för nästa år: Vinna kriget. Bygga upp landet. Och öka Sigma Softwares verksamhet med 25 %. Målmedvetenheten och drivet bland dessa Software-hjältar är sannerligen unik.

Det finns även andra krafter inom Danir som agerat och stöttat Ukraina och dess folk. Upprop Ukraina är ett initiativ i samarbete med den ukrainska ambassaden, som samlade in mer än 19 miljoner kronor tillsammans med svenskt näringsliv. Plattformen Swedes for Ukraine är en webblösning som kom på plats på rekordtid. Den kopplar samman svenska familjer som är villiga att öppna sina hem, med ukrainare på flykt i behov av boende. Plattformen byggdes av Sigma Softwares utvecklare samtidigt som de upprätthöll sina andra kundåtagande. Allt för att stötta och hjälpa sina landsmän på flykt.

– När du står inför ett existentiellt krig av den här typen och omfattningen på 2000-talet måste du på något sätt anpassa dig. Trots en enorm stress, massor av förstörda öden och oskyldiga offer, finns det en tillfredsställande känsla av enighet bland alla människor i landet, öppenhet, villighet att hjälpa varandra, att kämpa för frihet, värdighet och oberoende. Det fantastiska är att också känna stödet majoriteten av världens länder, vilket känns enormt, och det får oss att känna att vi inte är ensamma i denna kamp och att vi gör något viktigt för hela världen, säger Oleksiy när han ber att få komma med en personlig reflektion.

Kriget i Ukraina ser tyvärr inte ut att nå en fredlig lösning under den närmaste tiden. Och kollegorna i Ukraina lär fortsatt behöva sitt driv och sin viljestyrka för att hantera livet och kriget. Och medan vi alla önskar en snar lösning, så kan vi lära oss hur livsviktigt det är med en noggrann plan, minutiösa förberedelser och handlingskraft utöver det vanliga.